Dalam mengurutkan data sesuai huruf abjad di Office Excel dibagi menjadi dua bagian, A-Z disebut Ascending dan Z-A disebut Descending. Jika kita ingin mengurutkan data sesuai abjad yang dimulai dari huruf A sampai dengan huruf Z maka dinamakan Ascending. Namun jika sebaliknya yaitu dimulai dari huruf Z sampai dengan huruf A itu namanya Descending.
Sebagai contoh saya mempunyai data Office Excel seperti berikut :
Data tersebut kita lihat memang tidak berurutan atau tidak sesuai dengan abjad. Jika kedepannya kita ingin mencari data seseorang maka akan kesulitan kecuali jika data tersebut jumlahnya sedikit. Untuk menghindari hal tersebut maka mari kita ubah data tersebut agar berurutan sesuai dengan abjad.
Yang akan kita ubah urutannya sesuai dengan abjad adalah pada Cell B atau pada kolom Nama Siswa. Untuk mengubah urutan data, kita meski tahu dulu nama atau judul data tersebut. Jika dalam contoh data diatas adalah data siswa, maka tentunya yang akan kita susun urutannya sesuai abjad adalah data siswanya.
Kita blok datanya mulai dari Cell A1 sampai dengan Cell E24 (lihat contoh gambar dibawah).
Setelah mem-blok semua data tabel yang akan kita ubah susunan abjadnya, kemudian kita klik pilih menu Data lalu Sort.
Kini didepan kita adalah kotak dialog Sort dimana fungsinya adalah untuk mengubah urutan data sesuai dengan abjad. Anda centang/checklist pada My data has headers, artinya kita akan mengecualikan data yang berada pada header tabel. Tentunya kita tidak perlu mengubah data yang terdapat pada header ini.
Pada Sort by silakan Anda pilih Cell atau kolom yang akan diubah urutannya. Dalam contoh kita akan mengubah urutan data pada Cell B atau kolom Nama Siswa. Untuk Sort On biarkan default saja dan untuk Order silakan Anda tentukan apakah urutan data menjadi Ascending (A-Z) atau Descending (Z-A). Jika sudah selesai pengaturannya, sekarang Anda klik pilih OK.
Apa yang terjadi? Jika benar pengaturan yang Anda lakukan seperti yang sudah saya jelaskan diatas maka sekarang data yang berada pada Cell B atau kolom Nama Siswa akan berubah urutannya. Kini urutan Nama Siswa akan sesuai dengan susunan Abjad, A-Z atau Z-A (sesuai pengaturan). Anda tidak perlu khawatir dengan kolom-kolom lainnya atau takut datanya menjadi tidak sesuai. Karena setelah kita melakukan pengurutan data (Sort) maka otomatis kolom-kolom lainnya akan mengikuti atau pindah juga sesuai dengan yang diubah. Anda lihat saja gambar dibawah ini apakah data seorang anak berubah? (Tanggal Lahir dan Nama Ayah), tentu saja tidak bukan? Bandingkan dengan data diatas atau yang belum diubah susunannya!
Setelah mengubah susunan abjad pada kolom Nama Siswa akan muncul masalah baru. Itupun jika kita awalnya membuat atau terdapat kolom Nomor Urut pada data tersebut. Nomor urut ini akan kacau susunannya, karena mengikuti perubahan susunan pada kolom Nama Siswa. Tidak sulit untuk mengubah atau menyusunkan kembali nomor yang terdapat pada Cell A. Di Office Excel kita bisa membuat susunan angka dalam sekejap.
Caranya silakan Anda ketik manual angka 1 (satu) pada Cell A2 dan angka 2 (dua) pada Cell A3. Setelah itu Anda blok Cell A2 dan A3 (Cell yang terdapat angka 1 dan 2). Arahkan kursor mouse pada sudut kanan bawah Cell A3 hingga berubah menjadi kursor plus/tambah (+) warna hitam. Klik+tahan (drag) kebawah hingga Cell paling akhir, contoh pada gambar sampai Cell A24 atau sampai membentuk nomor 23.
Sumber : https://info-menarik.net/cara-mengurutkan-data-di-office-excel-abjad/
