Bagaimana Cara Menggunakan Telepon Kabel Secara Benar? | Keahlian komunikasi seorang sales merupakan alat promosi untuk mempengaruhi minat calon pelanggan. Pengetahuan dan ketrampilan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat komunikasi merupakan ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang sales atau pekerja kantor. Karena sebagai tenaga penjualan tentunya seorang sales harus mampu melakukan komunikasi secara baik dengan pembeli, rekan sekerja, maupun atasan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya.
Oleh karena itu, telepon kabel merupakan salah satu sarana komunikasi yang sangat vital. Bagi seorang sales atau pekerja kantor, telepon merupakan alat pokok dalam menerima dan menyampaikan informasi di lingkup intern maupun ekstern organisasi. Dengan telepon, seorang sales atau pekerja kantor dapat menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat.
Baca juga: Keterampilan Komunikasi (Communication Skill)
Tahapan Menggunakan Telepon Kantor Untuk Menelpon
Telepon kabel menjadi alat komunikasi yang efektif karena dapat dengan cepat menerima dan menyampaikan informasi dari jarak jauh, baik di dalam maupun di luar lingkungan kantor. Tapi, tahukah cara menggunakan telepon kabel untuk menelpon keluar dengan benar? Mari simak penjelasan berikut!
1. Menyiapkan Telepon
Pastikan telepon dalam kondisi siap pakai:
- Periksa kabel telepon terhubung ke sumber listrik dan jaringan telepon.
- Angkat gagang telepon atau tekan tombol ‘call’ (jika menggunakan telepon IP).
- Dengarkan nada dial; jika ada, telepon siap digunakan.
2. Melakukan Panggilan
Setelah telepon siap, lakukan panggilan:
- Dengarkan nada dial dari telepon (biasanya seperti ‘tuuut… tuuut…’).
- Setelah mendengar nada dial, masukkan nomor telepon yang ingin dihubungi.
- Untuk panggilan keluar kantor, masukkan kode akses seperti ‘9’.
- Tunggu sampai panggilan terhubung dan mulai berbicara.
3. Menutup Panggilan
Setelah selesai berbicara, tutup panggilan dengan benar:
- Selesaikan pembicaraan dengan sopan (ucapkan ‘Terima kasih’ atau ‘Sampai jumpa’).
- Letakkan kembali gagang telepon atau tekan tombol ‘end call’ (untuk telepon IP).
- Pastikan nada dial tidak terdengar lagi; jika masih, panggilan belum terputus.
Semoga dengan penjelasan ini, pengguna dapat lebih paham cara menggunakan telepon kantor.
Fitur Lain Telepon Kabel
Halo sobat semua! Setelah memahami cara menggunakan telepon kantor, mari kita bahas fitur tambahan yang sering ada di telepon kantor.
1. Panggilan Kelompok
Conference call atau panggilan kelompok memungkinkan kita berbicara dengan lebih dari satu orang sekaligus. Caranya:
- Hubungi nomor pertama.
- Tekan tombol ‘conference’ atau ‘add call’.
- Masukkan nomor orang selanjutnya.
- Ulangi hingga semua terhubung.
2. Panggilan Transfer
Panggilan transfer memungkinkan kita ‘menyerahkan’ panggilan ke orang lain. Contohnya, saat pelanggan ingin berbicara dengan bagian pemasaran, panggilan dapat ditransfer ke sana.
3. Voice mail
Voicemail memungkinkan orang meninggalkan pesan suara saat kita tak dapat mengangkat telepon. Jadi, kita tidak kehilangan informasi penting.
Itu dia beberapa fitur tambahan yang biasanya ada di telepon kantor. Manfaatkan sebaik mungkin!
Tips Menggunakan Telepon Kantor Efektif
Halo, sobat pembaca yang super! Selain membahas cara menggunakan telepon kantor, mari kita lihat beberapa tips untuk menggunakannya secara efektif.
1. Jaga Privasi dan Kerahasiaan
- Berbicaralah di tempat yang cukup privasi.
- Gunakan nada suara yang tepat.
- Gunakan fitur ‘mute’ saat tidak berbicara.
2. Manfaatkan Fitur-fitur Lengkap
- Gunakan panggilan kelompok dan transfer dengan bijak.
- Maksimalkan fitur voicemail saat tidak bisa mengangkat telepon.
Semoga tips ini membantu kerja kita menjadi lebih lancar! Jangan lupa manfaatkan fitur-fitur telepon kantor sebaik mungkin, ya!
Baca juga: 7 Solusi Scanner Tidak Dapat Berfungsi Beserta Penyebabnya
Kesimpulan
Kelebihan lain dari sistem telepon internal pada kantor yaitu, memudahkan Anda dalam berkomukasi secara fleksibel kepada sesama karyawan maupun rekan bisnis. Dengan fleksibilitas komunikasi yang baik, maka pekerjaan pun akan menjadi efektif dan efisien.
Dari pembahasan di atas, telepon kantor tetap relevan di dunia kerja. Fitur-fitur seperti panggilan kelompok, transfer panggilan, dan voicemail membuat komunikasi lebih efektif.
Penting juga menjaga privasi dan memanfaatkan fitur-fitur lengkap telepon kantor. Semoga dengan pemahaman ini, pengguna dapat lebih efisien dalam berkomunikasi di lingkungan kerja.
Pelatihan & Sertifikasi IT Jogja
Demikian informasi penting Bagaimana Cara Menggunakan Telepon Kabel Secara Benar. Segera ikuti Pelatihan & Sertifikasi IT Jogja di PITMA. Kami meyakini bahwa SDM bidang IT yang kompeten dan profesional telah menjadi kebutuhan semua organisasi mengingat semakin terintegrasinya kehidupan manusia khususnya bisnis dengan dunia digital. Oleh karena itu, dengan berbekal pengalaman praktis di industri IT kami memberikan layanan pelatihan dan sertifikasi IT sesuai dengan standar kompetensi atau profesi. Untuk informasi pelatihan dan jadwal terbaru silahkan hubungi kami di nomor whatsapp kami.
